4 tuyệt chiêu quản lý thời gian: Làm ít, mang lại kết quả nhiều!

1. Phương pháp góc phần tư

Quan trọng và cấp bách (1)                 

Quan trọng nhưng không cấp bách (2)

Không quan trọng nhưng cấp bách (3) 

Không quan trọng cũng không cấp bách (4).

Rất nhiều người, sở dĩ luôn cảm thấy thời gian không đủ dùng, đó là bởi phần lớn thời gian của họ đều dành cho góc phần tư thứ 3 và thứ 4, thay vì dành thời gian cho nhiệm vụ quan trọng và cần thiết nhất.

Bất kể trong công việc hay cuộc sống, kiểu người này luôn sống trong áp lực, bận rộn suốt ngày nhưng lại không cho ra được hiệu suất cao. Ai trong chúng ta cũng cần phải học cách phân chia thời gian và nhận thức rõ ràng 4 góc phần tư của mình để từ đó vận dụng thời gian một cách tối đa nhất.

2. Đừng quên thư giãn, nghỉ ngơi

a. Phân bố thời gian kiểu giải tỏa

Chẳng hạn như dạo này đang bù đầu với công việc, viết lách, làm PPT, lên kế hoạch dự án, mệt muốn đứt hơi, vậy thì hãy lấy điện thoại ra, nghe một vài bản nhạc chill, giải tỏa cơ thể, để rồi quay trở lại công việc với khí thế hừng hực hơn.

b. Phân bố thời gian theo các góc độ khác nhau của vấn đề nghiên cứu

Nhiều khi, bạn cảm thấy vấn đề nào đó phức tạp, đó là bởi góc nhìn nhận vấn đề khác nhau, chẳng hạn như một cuốn sách 200.000 từ, có đọc thế nào cũng đọc không hết, vậy thì hãy bắt đầu đọc từ chỗ mà bạn thích, chỗ mà hấp dẫn bạn, rồi cuối cùng hãy quay lại đọc những chỗ vô vị sau.

c. Phân bổ thời gian theo kiểu động tĩnh

"Đi thôi, ra ngoài làm 2 điếu", đây là hiện tượng rất thường thấy ở nơi làm việc, khi ngồi cả buổi chiều hoặc 2 tiếng đồng hồ rồi cảm thấy vô cùng mệt mỏi, chi bằng đứng lên đi lại một chút, đá đá chân, vặn vặn eo, hoạt động nhẹ một chút để thư giãn cơ thể, nó sẽ giúp bạn quay lại công việc với trạng thái tỉnh táo và sức sống hơn.

3. Quy tắc 20/80 phân bố thời gian và sức lực

Bạn cần phải biết, trong công việc, 80% thời gian là vô hiệu, chỉ có 20% để đi hoàn thành các nhiệm vụ hoặc công việc quan trọng. Cũng giống như hiện tượng trong các doanh nghiệp, chỉ 20% sản phẩm phổ biến tạo ra 80% doanh thu nền tảng, và tới 80% doanh thu tới từ 20% khách hàng trọng tâm.

Vậy làm sao để áp dụng quy tắc 2/8 này để phát hiện ra những việc quan trọng trong công việc? Có các tiêu chí đánh giá khác nhau nào? Cá nhân tôi tổng kết được ở 4 phương diện:

1. Việc đem lại cho bản thân lợi ích cao.

2. Việc phù hợp với mục tiêu công việc của chúng ta.

3. Công việc muốn tôi làm.

4. Việc không có giới hạn thời gian.

Theo như quy tắc 2/8, khi làm việc, hãy nắm bắt trọng tâm, điểm cốt lõi của nó, hãy dành sức lực của mình cho những việc đem tới giá trị lớn nhất cho bản thân, chứ không phải những việc không đâu. "Tranh thủ" giá trị lớn nhất chính là phương châm hàng đầu trong tận dụng thời gian.

4. Nắm bắt trọng tâm, lời nhiều nói ngắn

Ngôn ngữ là phương tiện để truyền đạt thông tin, là công cụ để giao tiếp, nhưng trong thời điểm quan trọng, mà lại ăn nói dài dòng, lan man không có trọng tâm, sẽ chỉ làm tốn thời gian của đôi bên, từ đó tạo ra ấn tượng không tốt.

Có không ít những trường hợp như này, vốn dĩ các khách mời lên phát biểu tại hội nghị chỉ được phát biểu trong 20 phút, nhưng sau khi lên sân khấu, họ lại lấy PPT ra rồi đọc lại PPT, không có logic trọng tâm, cuối cùng, khi gần hết giờ, người ngồi dưới vẫn không biết họ muốn truyền tải điều gì, vừa mất hình tượng, vừa lãng phí thời gian.

Trong những hoàn cảnh phù hợp, phải học cách nắm bắt trọng tâm, lời ít ý nhiều, lời nhiều nói ngắn gọn lại là một kĩ năng mà chúng ta nên học, đặc biệt là khi báo cáo công việc hay trình bày ý tưởng, đừng để xảy ra trường hợp còn chưa nói xong, sếp đã "không còn đủ kiên nhẫn để nghe" dở khóc dở cười.

Lời kết:

"Ngày mai rồi lại ngày mai, ngày mai là bất tận,

Cứ đợi chờ ngày mai, mọi thứ sẽ vẫn chỉ là con số 0."

Theo số liệu công bố, nếu một người có thể sống tới 72 tuổi, vậy thì quá trình phân bổ thời gian của họ sẽ diễn ra như sau, ngủ 20 năm, ăn cơm 6 năm, bị bệnh 3 năm, làm việc 14 năm, đọc sách 3 năm, tản bộ xem phim 8 năm; giao tiếp nói chuyện 4 năm; gọi điện thoại 1 năm, đợi người khác 3 năm, du lịch 5 năm, trang điểm 5 năm.

Cổ nhân nói: "Đời người thất thập cổ lai hi, 10 năm đầu tiên nhỏ dại không biết gì, 10 năm già yếu bệnh tật, chỉ còn lại 50 năm, nhưng một nửa thời gian lại dành để ngủ, cứ tính như vậy, mỗi người chúng ta chỉ có vỏn vẹn 25 năm để phấn đấu".

"Đừng chờ đợi, lãng phí thời gian mà đánh mất đi tuổi trẻ, đánh mất đi năm tháng tuyệt vời nhất để nỗ lực". Ngoài tầm nhìn xa trông rộng và sự kiên trì không ngừng nghỉ, lý do khiến nhiều người thành công bước lên đỉnh vinh quang là nằm ở việc họ biết cách "trân trọng thời gian", "quản lý thời gian", luôn có thể "vắt" ra thời gian từ lịch trình bận rộn của mình để làm giàu cho bản thân.