4 bước giúp bạn sắp xếp công việc hiệu quả

Hãy tham khảo ngay bài viết sau đây để vừa có thời gian làm việc hiệu quả mà vẫn có thể nghỉ ngơi hợp lý.

Bước 1: Lên kế hoạch công việc

Bạn có thắc mắc bí quyết thành công của những người nổi tiếng là gì? Một trong những bí quyết đó là việc lên kế hoạch rõ ràng cho công việc của mình trong một khoảng thời gian nhất định. Bởi vì khi có kế hoạch công việc, chúng ta sẽ biết sắp xếp công việc hợp lý, phù hợp, và quan trọng là không bỏ sót những việc quan trọng cần làm.

Đầu tiêu bạn phải lập kế hoạch chi tiết. Hãy liệt kê những công việc cần thực hiện ra giấy rồi sau đó hãy sắp xếp thứ tự chúng đúng theo mức độ ưu tiên công việc. Đồng thời tìm những khoảng thời gian thích hợp để hoàn thành tất cả công việc đó. Nếu bạn lo lắng vì lịch trình quá nhiều mà quên đi các công việc cần làm thì đừng lo hãy ghi chú ra giấy ghi nhớ hoặc đặt lịch nhắc nhở công việc của mình trong điện thoại. Có như vậy bạn mới giảm thiểu tối đa những quên quên nhớ nhớ khi có công việc cần hoàn thành.

Thực tế, đôi khi có những phát sinh trong khoảng thời gian bạn đã sắp xếp công việc. Điều cần thiết là cần sự linh hoạt và biến đối sao cho phù hợp với hoàn cảnh. Tránh tình trạng nhất nhất tuân thủ đúng như kế hoạch của công việc.

Ngoài ra bạn nên có một khoảng thời gian trung bình để lên kế hoạch, thường chỉ dao động trong khoảng thời gian là 10 phút. Nên nhớ đừng để bản thân luôn dành quá nhiều thời gian cho việc lên kế hoạch như thế. Phí thời gian mà còn làm ảnh hưởng lớn đến công việc mình chuẩn bị làm.

Bước 2: Nói không với lười biếng

Có một sự thật rằng chúng ta luôn mắc một căn bệnh nan y khó chữa, nó làm chậm đi quá trình phát triển của chúng ta, đó chính là căn bệnh lười biếng. Lười biếng khiến tiêu tốn rất nhiều thời gian của bản thân, lại làm chậm đi tiến trình công việc. Và loại bỏ lười biếng chính là cách hiệu quả để sắp xếp công việc.

Bạn có biết rằng khi bạn đang nằm ngủ thì người khác đang tích cực làm việc, khi bạn tỉnh dậy họ đã hoàn thành công việc gấp 3-4 lần mình. Nhờ vậy họ được đề bạt lên vị trí cao hơn, xứng đáng với những thành quả mà họ đã làm được. 

Lười biếng sẽ tạo nên thói quen hay trì hoãn, và dần dần cứ trì hoãn thì khối lượng công việc lớn dần, ta sẽ càng ngày càng lười biếng. Nó như một vòng tròn quẩn quan giữa lười biếng và trì hoãn khiến bạn không thể nào sắp xếp xong công việc

Bước 3: Quản lý tốt thời gian của bản thân

Mỗi ngày, chúng ta có 24 tiếng trong đó 8 tiếng dành cho giấc ngủ, 8 tiếng làm việc 8 tiếng dành cho bản thân, gia đình và bạn bè. Ngày nào 3 mốc thời gian ấy cũng đều lặp đi lặp lại. Tuy nhiên cách sử dụng của mỗi người lại khác nhau. Có người dùng thời gian thay vì ngủ thì làm việc. Cũng có người thay vì làm việc lại dành thời gian để ngủ hoặc sử dụng để làm những việc khác. Việc quản lý tốt thời gian tạo ra sự cân bằng cho cơ thể đồng thời  là thói quen sinh hoạt gây nên một phần tính cách và lối sống của chúng ta.

Hơn nữa, trong cuộc sống hiện đại, dường như người ta ưu tiên quá nhiều thời gian cho việc lướt các trang mạng xã hội hay nhắn tin vô bổ với bạn bè. Điều này sẽ gây lãng phí thời gian và trị trệ trong bản thân bạn, khiến bạn như sa vào đầm lầy và không muốn tiếp tục công việc nữa. Chính vì thế, một yếu tố quan trọng trong sắp xếp công việc hiệu quả đó chính là giảm thiểu tối đa việc lướt mạng xã hội mà không có mục đích gì ngoài tiêu khiển. 

Bước 4: Nói lời từ chối

Làm sao để chúng ta có thể tránh khỏi những cuộc hẹn cuối tuần, những bữa tiệc và trước cả những công việc đột xuất? Để sắp xếp công việc có hiệu quả chúng ta cần cân nhắc xác định mức độ quan trọng sự việc. Rằng đó là việc nào nên làm hay không nên làm. Trong trường hợp cần thiết cũng nên học cách từ chối với những việc ta cho là không quan trọng, không cần thiết.

Giả sử bạn có một báo cáo cần nộp ngay trong ngày mai. Tuy nhiên lại lỡ hẹn của bạn thân cùng đi ăn tối. Vậy trong trường hợp này, báo cáo hay đi ăn tối quan trọng hơn? Chắc chắn, xét ở mức độ nguy cấp thì việc nộp báo cáo sẽ quan trọng hơn thay vì cùng bạn thân đi ăn tối. Hãy chấp nhận và hủy cuộc hẹn, hãy xin lỗi lời hẹn với thái độ chân thành và chuộc lỗi nếu có dịp nhé.

Bỏ túi ngay những mẹo kể trên để có một cuộc sống cân bằng công việc và những giá trị khác, có được những thứ bản thân mong muốn và sống trọn từng khoảnh khắc. Chúc bạn thành công nhé!