4 nguyên tắc sau sẽ giúp bạn giải tỏa áp lực công việc

01. Hai bước tư duy (Double steps)

Có một việc mà tôi từ trước tới nay luôn nhất định phải làm, đó là ghi chú, nhưng ghi chú rồi để đó sẽ rất vô dụng, bạn phải làm theo quy trình "ghi chú – suy nghĩ – hành động", có như vậy những ghi chú của bạn mới có ích.

Chúng ta thường quản lý nhiệm vụ của mình như thế nào? Viết ra những việc cần làm, sau đó dành ra thời gian để đi làm. Nhưng như vậy bạn sẽ phát hiện phương thức làm việc của bạn ở đây chỉ là "ghi chú – hành động". Chúng ta đang bị thiếu mất cái gì rồi? Đó chính là "suy nghĩ".

Đừng xem thường bước này, đây là một trong những nguyên nhân khiến rất nhiều người luôn cảm thấy mệt mỏi vì bận rộn, đồng thời lúc nào cũng cảm thấy "làm không hết việc".

Lấy một ví dụ: Mấy hôm trước tôi tham gia giảng dạy lớp bồi dưỡng cho bộ phận, phát hiện bọn họ rất dễ mắc một lỗi đó là: không tìm được trọng điểm.

Tôi để bọn họ thảo luận vấn đề quy trình hợp tác, kết quả là thảo luận hơn một tiếng đồng hồ nhưng không có ai nghiêm túc đi nghĩ "làm sao để giải quyết vấn đề", đến khi còn khoảng nửa tiếng cuối cùng mới bắt đầu vội vội vàng vàng.

Những tình huống như này lúc nào cũng xảy ra, nhiều khi tôi phải tự mình nhúng tay vào, dẫn dắt bọn họ thảo luận, như vậy mới bảo đảm có được một kết quả tốt.

Cũng như vậy, có lúc giao cho nhóm làm một kế hoạch, có thể thấy họ sẽ đầu tư rất nhiều vào chi tiết, đề xuất ra rất nhiều ý tưởng, viết rất hoàn hảo, phong phú, nhưng lại luôn bỏ qua câu hỏi quan trọng nhất: Tại sao lại phải làm phương án này? Mục đích của nó là gì? Nó muốn đạt đến hiệu quả ra sao?

Tôi tin rằng, bạn chắc chắn đã gặp qua trường hợp này rồi: cấp trên giao nhiệm vụ, tranh thủ thời gian làm xong nhưng kết quả lại bị cấp trên nói "Cái tôi muốn không phải là cái này", vậy là thời gian lãng phí không nói, quan trọng là nó ảnh hưởng rất lớn đến tâm trạng của bạn.

Vậy làm sao để giải quyết vấn đề này? Thực ra rất đơn giản: trong quá trình "ghi chú – hành động", hãy cài thêm giai đoạn "suy nghĩ" vào giữa.

Đây chính là nguyên tắc hai bước tư duy: không chỉ phải ghi nhớ nhiệm vụ cần làm (bước 1) mà còn cần phải để tư duy được tham gia vào (bước 2). Sắp xếp từng nhiệm vụ một cách đúng đắn, nắm bắt trọng tâm và mục đích của nó thì lúc thực hiện mới có thể đạt được hiệu quả.

Cụ thể là phải làm thế nào? Rất đơn giản: lúc viết nhiệm vụ ra giấy, hãy kẻ thêm một cột nữa dùng để mô tả nhiệm vụ: Vì sao tôi phải làm việc này? Tôi muốn đạt được kết quả gì qua nhiệm vụ này? Đây chính là "mục tiêu mấu chốt".

Vậy thì, lúc thực hiện nhiệm vụ có thể xoay quanh những mục tiêu mấu chốt này để hành động, sẽ không bị đi lệch hướng.

Tập làm quen với việc dùng "To do list" để sắp xếp công việc, vậy mọi thứ sẽ trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Cứ như vậy, lúc thực hiện nhiệm vụ, bạn lúc nào cũng có thể xác định được: Tôi là vì mục đích gì mới làm việc này? Tôi có đang đi đúng hướng không?

Ví dụ, khi bàn bạc về hệ thống mua sắm, một khi đã ghi nhớ "nâng cao trải nghiệm khách hàng" thì sẽ không bị các nhân tố khác như giá cả, độ linh hoạt, chức năng tùy chỉnh… làm hoa mắt, tôi sẽ xác định một cách chính xác thứ tôi cần là gì. Thậm chí, nếu không phù hợp thì có thể nào tối ưu hóa hệ thống hiện tại? Có thể nào thông qua cách khác để nâng cao trải nghiêm của khách hàng? Đây đều là những lựa chọn có thể thực hiện.

02. Nguyên tắc thực hiện trong 1 lần (Do it at once）

At once nghĩa là ‘lập tức", nhưng ở đây nó có nghĩa là "một lần", bởi vì: rất nhiều chuyện sở dĩ làm phiền chúng ta là bởi chúng ta không có khái niệm "thực hiện trong một lần", mà chúng ta cứ phân tách chúng ra, thực hiện nhiều lần.

Chuyên gia tâm lý học Sophie Leroy đã làm một nghiên cứu rất thú vị. Ông cho một nhóm sinh viên làm bài thi A sau đó đi hoàn thành bài thi B, có hai trường hợp sau:

1. Cho 1 tiếng hoàn thành bài A, sau đó hoàn thành bài B.

2. Cho 1 tiếng rưỡi hoàn thành bài thi A, sau đó đi hoàn thành bài B.

Hãy đoán xem: khi sinh viên ở hai nhóm này bắt đầu làm bài thi B, nhóm nào sẽ bị rối từ ảnh hưởng của bài thi A ít hơn, chuyên tâm hơn?

Rất nhiều người đều đoán là nhóm thứ 2, nhưng đáp án là nhóm 1.

Nhóm có áp lực về thời gian lớn hơn ngược lại sau khi đổi nhiệm vụ sẽ dễ chú tâm hơn.

Nguyên nhân rất đơn giản: áp lực thời gian lớn, sẽ khiến chúng ta phải thu hẹp phạm vi lựa chọn, giảm thiểu việc suy nghĩ lung tung, dựa vào phản ứng nhanh đưa ra hành động.

Bản thân tôi khi làm việc sẽ làm theo nguyên tắc này:

Trước tiên, sắp xếp các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng, chia thành các ngăn 1, 2, 3…

Nhiệm vụ ở ngăn thứ 1 thuộc vào loại "quan trọng". Tôi sẽ ghi chép lại, tập trung đi suy nghĩ, phân tích, thực hiện, dồn tâm huyết đi hoàn thành. Hầu hết các các chuyện liên quan đến công việc hàng ngày đều thuộc ngăn này.

Nhiệm vụ ở ngăn thứ 2 thuộc loại "không quan trọng đến thế". Ví dụ như gọi điện lại cho đồng nghiệp, làm báo cáo cho lãnh đạo, xác nhận lịch trình, khách sạn, vé… cho khách hàng.

Những chuyện này bạn không thể nào không làm nhưng cũng không nhất thiết phải quá dồn tâm huyết cho nó, như vậy sẽ lãng phí thời gian.

Cách làm của tôi chính là: mỗi ngày đặt ra một khoảng thời gian nhất định, chuyên tâm giải quyết những chuyện này, đồng thời áp dụng nguyên tắc "thực hiện trong một lần", làm hết những việc đó trong khoảng thời gian đặt ra, kết quả đạt được sẽ khác hơn rất nhiều.

Đối với những chuyện "không quan trọng đến thế" chỉ cần cho nó một kết quả hợp lý là được, không cần phải lãng phí quá nhiều thời gian của bạn.

Nói một cách đơn giản: chuyện gì buông được thì nên buông, qua quýt được thì cứ qua quýt, hãy chuyên tâm cho những chuyện thực sự có giá trị, thực sự quan trọng.

Đừng lầm bước vào con đường "làm tốt mỗi một chuyện", kết quả thu lại được chỉ là chuyện gì cũng làm không tốt.

03. Nguyên tắc bắt đầu đơn giản (Dirty beginning）

Con người có một hiện tượng rất kỳ lạ: một chuyện khi chưa làm thì trăm phương nghìn kế buông thả nó, không thèm động vào, đợi đến khi bắt tay vào làm là lại hăm hăm hở hở, muốn họ từ bỏ cũng không bỏ được.

Dùng từ cao cấp hơn một chút thì là quán tính, không muốn thay đổi trạng thái của bản thân, dùng từ ngữ dân gian một chút thì là lười.

Thực ra, nếu biết cách thì nó cũng có ích đối với chứng hay trì hoãn của chúng ta.

Bạn sẽ phát hiện ra, hầu hết sự phiền phức đều đến như nào? Không gì khác ngoài hai chữ "trì hoãn". Rất nhiều chuyện, rõ ràng là đã sắp xếp ổn thỏa rồi nhưng đến lúc thực hiện thì không biết vì sao lại cứ bị trì hoãn, kéo dài, rồi kéo theo một loạt những hệ quả khác.

Trong đó, biểu hiện rõ ràng nhất đó là những công việc cần đến tư duy mang tính sáng tạo.

Những hành động không cần động não quá như điền bảng biểu, phiếu điều tra… rất ít người trì hoãn bởi chúng không có gì quá khó khăn. Những việc dễ bị trì hoãn nhất là gì? Đó chính là các việc như sáng tạo nội dung, viết phương án, viết báo cáo…

Nhưng phàm là những thứ cần động não thì ta lại rất dễ bị vướng vào vòng tròn này: lúc nào cũng lo lắng mình làm không tốt, không hoàn hảo vì vậy cứ không dám bắt đầu, cuối cùng dẫn đến việc thực sự làm không tốt…

Làm sao để giải quyết vấn đề này?

Có một mẹo khá hiệu quả: hãy bắt đầu bằng việc "không động não".

Cái khó nhất thực ra chính là hai chữ "bắt đầu". Chỉ cần khởi động được rồi, não của chúng ta sẽ khiến chúng ta làm việc không ngừng nghỉ.

Vậy thì, làm sao để bắt đầu "không động não" đây?

Đối với mỗi một loại công việc mang tính sáng tạo, chúng ta có thể sử dụng phương thức "hình thức hóa". Khi bắt đầu, hãy làm những phần có thể "hình thức hóa" trước, giống như làm ấm cơ thể vậy.

Lấy một ví dụ: ngày trước lúc còn đi học, khi phải viết văn tôi luôn mở bài bằng cách trích thơ hay câu nói nổi tiếng nào đó để dẫn dắt vào bài, đây chính là một ví dụ của việc "hình thức hóa"

Lúc làm một phương án nào đó, có thể làm một bản nháp hoặc vẽ ra cái khung dàn cho nó trước. Như vậy, khi bắt đầu làm việc, làm những việc dường như không liên quan, không gấp rút trước. Tìm kiếm một vài tài liệu, dán một vài biểu đồ… chúng tuy không có ích gì nhưng là một cách giúp bạn làm ấm cơ thể, có thể giúp bạn ngồi yên một chỗ, ngồi lâu lâu một chút.

Cách làm này đã giúp tôi vô số lần trì hoãn, cũng là cách đối phó với "việc vặt" và "bận rộn".

Đừng nghĩ quá nhiều, cứ làm trước đã. Bất luận chất lượng ra sao, động tác "làm" này cùng với những mong đợi về kết quả đều sẽ mang đến cho chúng ta những phản hồi tích cực, làm giảm bớt áp lực và những mệt mỏi của chúng ta.

04. Nguyên tắc ngăn kéo thời gian (Drawer hour)

Cuối cùng, tôi muốn nhắc đến một nguyên tắc vô cùng quan trọng: Ngăn kéo thời gian

Ý gì đây?

Trong cuộc sống, rất nhiều người trong chúng ta đều là đang sống vì người khác. Đã lúc nào bạn tự hỏi mình rằng có lúc nào mình thực sự chú tâm vào bản thân mình chưa? Có lẽ, bạn sẽ có cho mình một ngăn kéo, bên trong đựng đầy những thứ quan trọng với bạn: nhật ký, sổ ghi chú, tác phẩm của bản thân…

Mỗi một lần mở ngăn kéo ra là một lần bạn trở lại làm chính mình.

Đây chính là "ngăn kéo thời gian".

Bất luận có bận rộn đến đâu, mỗi ngày hãy dành ra một khoảng thời gian gạt bỏ đi hết phiền não, tập trung vào những chuyện mình thích, những chuyện thực sự quan trọng.

Có thể ngồi đọc một quyển sách, cũng có thể viết một đoạn nhật ký, có thể nhớ lại những lục tiêu và kế hoạch của mình, có thể làm tổng kết công việc, có thể học một cái gì đó như vẽ tranh, học đàn, học nhảy… Bất luận là làm gì, hãy nhớ, đây là thời gian dành cho bạn.

Trong khoảng thời gian này, hãy quên đi thân phận nơi công sở, thân phận xã hội của bạn, chỉ có "tôi" vào lúc này mà thôi, hãy lắng nghe nội tâm của bạn.

Thời gian không nhất thiết phải quá dài, nửa tiếng cho tới 1 tiếng cũng được, trọng điểm là: hãy để khoảng thời gian này không phải chịu bất cứ phiền nhiễu nào, trở thành khoảng thời gian có gái trị trong một ngày của bạn, khoảng thời gian thực sự sống cho mình.

Đừng chỉ lúc nào cũng chăm chăm tiến về phía trước, thỉnh thoảng cũng nên dừng lại một chút, lắng nghe nội tâm của mình.