9 phương pháp tăng năng suất công việc

Thống kê cho thấy trung bình một nhân viên lãng phí 2,1 giờ làm việc mỗi ngày. Như vậy là cứ 11 phút làm việc, chúng ta lại bị xao lãng bởi email, Facebook, "buôn chuyện"... Và sau đó chúng ta phải mất tới 25 phút để tái tập trung vào công việc.

Trong thế giới đầy sự xao lãng như hiện nay, thật khó giữ tập trung để tăng năng suất làm việc và kiểm soát công việc tốt hơn. Nhưng đó không phải là nhiệm vụ bất khả thi. Dưới đây là 9 biện pháp đã được chứng minh hiệu quả trong việc cải thiện và gia tăng hiệu suất làm việc:

Tập trung vào hệ thống thay vì mục tiêu

Từ nhỏ chúng ta đã  luôn được dạy rằng phải theo đuổi mục tiêu đến cùng giống như việc ở trường học phải đạt được điểm số cao nhất, được chọn và đội tuyển thể thao của trường, được thăng tiến trong công việc. Chúng ta luôn ý thức cố gắng làm việc chăm chỉ hết sức có thể để đạt được mục tiêu cuối cùng.

Tuy nhiên, hầu hết các mục tiêu đều nằm ngoài tầm kiểm soát của chúng ta. Không ai trong chúng ta có quyền năng kiểm soát tương lai, hành động của những người khác, nền kinh tế hoặc môi trường. Và chính xác đó là lý do tại sao chúng ta nên tập trung vào hệ thống thay vì mục tiêu.

"Hệ thống" là cụm từ được dùng để chỉ những hành động, những quá trình lặp đi lặp lại . Có được 500 người đăng ký theo dõi blog là một mục tiêu, viết 500 từ mỗi ngày là một quá trình lặp lại. Chạy marathon là một mục tiêu, chạy 4 ngày một tuần trong 30 phút là một quá trình lặp lại. Giảm mười pound là một mục tiêu, cải thiện chế độ ăn uống lành mạnh hơn mỗi bữa là một quá trình mang tính hệ thống.

Áp dụng hiệu ứng kép

"Lãi suất kép là kỳ quan thứ 8 của thế giới. Những ai hiểu nó, vận dụng nó sẽ chẳng phải trả gì cho nó cả"- Albert Einstein

Lãi xuất kép là một khái niệm thuộc lĩnh vực tài chính và kinh tế, trong đó đề cập đến việc cộng dồn lãi vào tiền gửi ban đầu.  Đó chính là lãi xuất trên lãi xuất. Nếu tăng lãi suất 10% và tiền gửi ban đầu 100 USD, bạn sẽ nhận được 110 USD trong tháng đầu tiên, 121 USD trong tháng thứ 2 và 133 USD đối với tháng thứ 3.

Hiệu ứng kép có tác động đến hầu hết tất cả các lĩnh vực trong cuộc sống. Khi bạn tập trung vào phát triển hệ thống và làm việc mỗi ngày, công việc của bạn sẽ tăng dần theo thời gian, phát triển theo cấp số nhân.

Nếu bạn đọc một vài trang sách mỗi ngày, bạn sẽ bắt đầu tạo kết nối giữa các cuốn sách và bài học của nó.

"Hãy đọc 500 trang sách như thế này mỗi ngày. Đó là cách tri thức vận động. Và kiến thức cứ thế dày lên, như cơ chế hoạt động của lãi kép vậy"- Warren Buffett

Khi bạn tối ưu hóa các nhiệm vụ, công việc của bạn sẽ ngày một tốt hơn và năng suất vì thế cũng tăng lên, vì bạn có thể sử dụng kiến ​​thức và giải pháp trước đó bạn có được cho các vấn đề mới.  

Bạn càng tạo ra nhiều lợi thế, lợi thế tiếp theo của bạn càng được đền đáp. Mỗi ngày bạn gia tăng A1% vậy thì hiệu ứng kép sẽ tăng gần 38 lần trong một năm.

Theo dõi và đo lường đầu ra thay vì đầu vào

Nguyên tắc vàng thứ ba về cách làm việc hiệu quả là tập trung vào đầu ra, thay vì đầu vào. Theo nguyên tắc số 1, hệ thống là phương pháp tốt nhất để phát triển vì chúng thưởng cho nỗ lực và kiểm soát tất cả những thay đổi. Tuy nhiên, chúng ta cũng cần có ý thức định hướng đối với những nỗ lực để biết chúng ta đang cố gắng thực hiện vì điều gì.

Hàng ngày chúng ta luyện viết mà không có mục tiêu thì chỉ là thực hành. Nếu bạn muốn đạt được điều gì đó, bạn cần phải cam kết với một đầu ra nhất định. Vào cuối ngày, một hệ thống sẽ là phương pháp để kiểm soát làm thế nào để đạt được đầu ra.

Hãy nghĩ về đầu ra như một sản phẩm đã hoàn thành, và điều đó liên quan đến hệ thống của bạn. Viết mỗi ngày là một hệ thống, bài viết / sách là đầu ra.

Hãy nhớ rằng đầu ra khác với mục tiêu vì chúng kiểm soát tất cả các biến. Ví dụ, mục tiêu bạn đặt ra là đạt được 500 người đăng ký theo dõi blog cá nhân trong một tháng, nhưng bạn thực sự không thể kiểm soát những người đăng ký. Bạn chỉ kiểm soát luồng bài viết mới.

Biết được sự khác biệt giữa kết quả và mục tiêu là chìa khóa để thiết lập các mục tiêu thực tế và có thể đạt được. Đổi lại, thậm chí bạn sẽ hoàn thành hầu hết các mục tiêu của mình mà không cần cố gắng.

Áp dụng nguyên tắc 80/20

Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là nguyên tắc 80/20 chỉ ra rằng 80% sản lượng hoặc kết quả sẽ đến từ 20% đầu vào hoặc hành động. Những điều nhỏ nhặt lại là những thứ có ảnh hưởng lớn đến kết quả.

Sử dụng quy tắc 80/20 để liên tục tự đặt câu hỏi nếu sự tập trung, thời gian hoặc tiền bạc của có ảnh hưởng đến phần lớn kết quả:

Bạn đang tập trung vào các nhiệm vụ mang lại đầu ra nhiều nhất?

Bạn có dành thời gian cho tất cả các khách hàng của mình như nhau hay bạn đang dành phần lớn cho các khách hàng VIP mang lại cho bạn phần lớn doanh thu?

Sự mất tập trung của bạn là do điện thoại hay các phương tiện truyền thông xã hội?

Khi không chắc chắn về một vấn đề gì đó, hãy sử dụng quy tắc 80/20. Nguyên tắc này giúp bạn xác định rõ những gì thực sự quan trọng và khám phá ra những điều mới mẻ.  

80% công việc của bạn được thực hiện trong 20% ​​thời gian. Đối với hầu hết mọi người, thời gian đó là ngay sau khi thức dậy. Bạn cần tận dụng thời khắc đầu tiên trong ngày này. Nó thật sự đáng giá đấy

Ưu tiên thực hiện những công việc đòi hỏi sự tập trung vào buổi sáng

Trí nhớ, sự tập trung và sự tỉnh táo được cải thiện sau mỗi sáng thức dậy và đạt hiệu quả tối ưu nhất vào giữa buổi sáng.  Đây là giai đoạn cơ thể có được năng suất làm việc tối đa nhất.

Hãy tận dụng khoảng thời gian vàng này cho những công việc quan trọng nhất. Tập trung làm việc sâu nghĩa là khi bạn để cho não bộ tập trung cao độ không bị phân tâm bởi bất cứ một tác động nào.

Lúc này hãy vận dụng ngay thủ thuật Pomodoro: làm việc 25 phút và sau đó nghỉ ngắn 5 phút. Hãy chắc bạn thực hiện được 3 hoặc 4 chu kỳ như thế. Khi bạn đã hoàn toàn tập trung được 25 phút, bạn có thể thực hiện hai lần pomodoros, làm việc trong 50 phút và sau đó nghỉ ngơi mười phút.

Nếu bạn có thói quen thực hiện Deep Work vào buổi sáng, thậm chí chỉ cần trong nửa giờ, công việc của bạn sẽ nhanh chóng được hoàn thành.

Loại bỏ phiền nhiễu

Bằng cách nuôi dưỡng nhu cầu ít hơn, bạn sẽ đạt được nhiều hơn

Sự phân tâm có thể được chia thành ba nhóm chính: vật chất (tức là sở hữu), vô hình (tức là công nghệ) và con người. Ngay lúc này hãy lấy giấy bút và liệt kê những điều gây xao lãng trong cuộc sống và phân chia chúng vào ba nhóm kể trên.

Sự mất tập trung về thể chất có thể đến từ sự bừa bộn bàn làm việc hoặc bạn có quá nhiều quần áo, khiến việc chọn trang phục để đi làm trở nên phức tạp và tốn thời gian. Nếu bạn dành quá nhiều thời gian để xem TV thì nên xóa bỏ sự phiền nhiễu này.

Phiền nhiễu vô hình là các thông báo từ điện thoại hoặc các trình duyệt web ngẫu nhiên.

Và cuối cùng, phiền phức đến từ yếu tố con người có thể là đồng nghiệp. Những mẩu chuyện phiếm, những trao đổi xã giao là những tác nhân gây xao nhãng.

Bất cứ điều gì làm gián đoạn công việc của bạn bạn đang tập trung cao độ hoặc khôngmang lại giá trị cho cuộc sống thì đều là những xao nhãng.  Giảm thiểu phiền nhiễu trong cuộc sống sẽ giúp bạn đạt được hiệu quả công việc tối đa.  

Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại

Những chiếc điện thoại thông minh ngày nay mạnh mẽ hơn hàng triệu lần so với thời điểm năm 1969 khi NASA lần đầu tiên đưa con người lên mặt trăng.Trong suốt mấy thập kỷ qua, công nghệ đã phát triển với tốc độ chóng mặt

Chúng ta có thể gia tăng năng suất bằng cách tận dụng công nghệ? Sử dụng công nghệ để tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại. Bắt đầu bằng cách liệt kê tất cả các nhiệm vụ mà bạn phải thực hiện thường xuyên mỗi tuần. Sau đó tìm cách tự động hóa chúng, bằng cách sử dụng các ứng dụng hoặc xây dựng hệ thống của riêng bạn. Không quan trọng những nhiệm vụ bạn làm là gì tuy nhiên bạn sẽ luôn có các nhiệm vụ định kỳ.

Theo một nghiên cứu của Đại học Carleton, nhân viên văn phòng dành 1/3 thời gian trong tuần để xử lý Email. Tôi đã xây dựng một hệ thống Gmail GTD giúp giảm thời gian xử lý email xuống vài phút mỗi ngày. Ngoài ra bạn cũng có thể áp dụng nhiều thủ thuật khác miễn sao có hiệu quả.

Nếu công việc ủa bạn đòi hỏi phải sử dụng nhiều đến bảng tính, thì Zapier là mộ tcông cụ hữu hiệu. Nó tự động kết nối với hàng ngàn ứng dụng.

Tự động hóa nhiều hơn có nghĩa là bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc và sáng tạo.

Đừng ôm đồn mọi việc, hãy nhờ đến sự giúp đỡ nếu phạm trù đó không phải thế mạnh của bạn

Nhân vô thập toàn, con người ta chẳng có ai là hoàn hảo. Bằng cách tập trung vào những gì bạn làm tốt nhất và những lĩnh vực không phải thế mạnh thì bạn nên nhờ đến sự trợ giúp của người khác.

Để ủy thác hiệu quả, hãy chắc chắn rằng bạn chọn đúng người đúng việc. Họ phải có tất cả các kỹ năng cần thiết và phải có khả năng thực hiện công việc đó. Hãy thật cụ thể về thành phẩm (đầu ra) và đưa ra những hướng dẫn rõ ràng về cách để hoàn thành nhiệm vụ.

Đấu tranh là cả quá trình

Có những ngày mọi thứ thật kinh khủng và bạn chỉ muốn về nhà, nằm vật xuống giường, nhìn chằm chằm lên trần nhà và tự hỏi điều gì đang xảy ra với mình vậy.

Khi mệt mỏi, đầu óc như muốn nổ tung, hãy về nhà sớm. Bạn nên dành thời gian để nghỉ ngơi và trở lại tràn đầy năng lượng vào ngày hôm sau.

Trong chúng ta luôn có một sức mạnh tiềm tàng chờ khám phá nhưng cũng tồn tại một kẻ luôn hoài nghi. Cuộc đấu giữa 2 phe này trong tâm trí con người không khác gì 1 cuộc chiến tranh.

Tất cả mọi người trên thế giới đã viết một cuốn sách, xuất bản một bài báo, bắt đầu một công việc kinh doanh, hay làm "nghệ thuật" đều từng vô cùng sợ hãi. Sự trì hoãn, sợ hãi và tự nghi ngờ tấn công tất cả mọi người. Cách duy nhất để đánh bại chúng là hãy tạo ra sản phẩm và chia sẻ chúng với thế giới.

Đấu tranh là một yếu tố giúp bạn tiến lên phía trước.