Bí quyết xây dựng nhóm làm việc năng suất cao

Định nghĩa Nhóm

- Không quá nhiều người (5-7 người)

- Có chung sở thích, đam mê, giá trị và nền tảng

- Họp lại với nhau để hoàn thành những nhiệm vụ hay những mục tiêu ngắn và cụ thể

- Mỗi thành viên trong nhóm đảm trách những vai trò và hành động cụ thể để hoàn thành mục tiêu đề ra

Nhóm năng suất cao

5 đặc điểm của nhóm làm việc hiệu quả:

1. Tự cam kết làm việc hiệu quả (self-generated commitment):

- Mỗi thành viên là 1 chủ thể trong nhóm

- Chủ động hoàn thành nhiệm vụ cụ thể của mình trong nhóm

- Chủ động đưa ý kiến và ra quyết định

2. Thỏa thuận thông qua nhất trí (Agreement through consensus):

- Biểu quyết

- Hạn chế ý kiến và cảm giác cá nhân

- Xung đột phải được giải quyết dựa trên sự nhất trí của toàn bộ thành viên

- Quá trình đi đến quyết định và chiến lược hành động không được thể hiện sở thích, nhu cầu, mong muốn hay khả năng của 1 cá nhân

3. Xung đột và sáng tạo lành mạnh (Healthy degree of conflict & creativity):

- Xung đột lành mạnh nếu nó tạo tiền đề cho sự sáng tạo và thành quả cao

- Sự không nhất quán dẫn đến việc đưa ra những ý kiến sáng tạo

- Xung đột phải được kiểm soát tránh dẫn đến tác động tiêu cực

4. Giao tiếp trong nhóm (Communication):

- Giao tiếp ở mức độ cao liên kết 3 đặc điểm trên

- Kích thích tinh thần trách nhiệm và cách cư xử thích hợp của mỗi thành viên

- Mỗi thành viên hiểu rõ cách cư xử, ý kiến và hành động của nhau

- Chấp nhận cả nhận xét tích cực lẫn tiêu cực

- Sẵn sàng cộng tác dựa trên nỗ lực chung và chia sẽ thông tin

5. Chia sẻ quyền lực (Empowerment):

- Tạo cảm giác là người gây ảnh hưởng, kích thích thành viên ra quyết định và thực thi quyết định

- Chia sẻ quyền lực: kích thích phát triển năng lực cá nhân, kỹ năng và sở thích

- Chia sẻ tầm nhìn: nhìn thấy mục tiêu lớn và tìm ra những thách thức

- Chia sẽ trách nhiệm

- Chia sẻ mức độ đáp ứng: vạch ra những cơ hội phát triển mới

Thời điểm hình thành nhóm

- Một mục tiêu kinh doanh cụ thể cần phải có định hướng hình thành nhóm

- Có đủ thời gian thảo luận và những quyết định mang tính cân nhắc

- Một cá nhân độc lập không có đủ kiến thức và kỹ năng để hoàn thành mục tiêu

- Kiến thức và kỹ năng để thực hiện mục tiêu hiện đang có trong nội lực của DN hoặc có thể tuyển dụng được

- Làm việc theo nhóm có thể đưa ra quyết định đúng và duy trì tinh thần trong DN

- Kết quả công việc nhóm phải tác động đến DN cả chiều ngang lẫn chiều sâu

- Những quyết định phải có chất lượng hơn và phải có nhiều hoạt động hơn so với làm việc cá nhân

- Làm việc theo nhóm giúp làm giảm nguy cơ thất bại

- Cần có sự đa dạng về trình độ và kinh nghiệm và tầng lớp của những người trong nhóm để đưa ra những quyết định tối ưu

Thuận lợi của làm việc theo nhóm

1. Thuận lợi đối với cá nhân:

- Ít áp lực hơn so với làm việc cá nhân

- Giảm sự hốt hoảng và tính vô dụng khi đương đầu với những mục tiêu lớn

- Đúc kết thêm nhiều kinh nghiệm khi làm việc với người khác

- Tăng cường tính hợp tác và xây dựng trong DN

- Đánh giá cao phần thưởng tinh thần (internal awards) khi hoàn thành công việc nhóm

- Có nhiều động lực hơn đển hoàn thành công việc

- Năng suất công việc hiệu quả hơn so với làm việc cá nhân

2. Thuận lợi đối với cấp quản lí

- Ít căng thẳng và áp lực để hoàn thành mục tiêu vì làm việc nhóm giúp tăng năng suất, lãi suất, sự trung thành và xóa bỏ căng thẳng trong nội bộ

- Công tác quản lí nhóm dễ dàng hơn quản lí từng cá nhân vì nhóm thường hoạt đông theo kiểu bán phân quyền (semi-autonomy)

3. Thuận lợi đối với Doanh nghiệp

- Đóng góp đáng kể trong việc tăng năng suất, lãi suất và giúp Doanh nghiệp phát triển

- Tạo dựng hình ảnh tích cực đối với khách hàng bên ngoài và những nhân viên tiềm năng

Khó khăn của làm việc theo nhóm

1. Khó khăn đối với Doanh nghiệp:

- Doanh nghiệp có cấu trúc quan liêu (bureaucratic) và theo thứ bậc (hierarchical) theo kiểu quản lí từ trên xuống và quản lí theo phòng ban sẽ cản trở việc làm việc theo nhóm

- Những thành viên trong nhóm có những chế độ thưởng và lương bổng khác nhau

- Hệ thống quản lí thực hiện nhóm yếu kém như chính sách tuyển dụng, lập mục tiêu, thực hiện mục tiêu hay giao tiếp yếu kém cản trở nhóm làm việc hiệu quả

- Mục tiêu đề ra chung chung (vd: chúng ta phải làm ăn có lãi trong năm tới) không thể truyền tất cả những thông điệp cần thiết đến cho thành viên trong nhóm

- Không mô tả công việc chi tiết, rõ ràng và những công việc chi tiết không đi đến mục tiêu kinh doanh chung

Vd: chỉ đề ra việc phải làm hằng ngày (to-do list) mà không truyền đạt “làm điều này, nhân viên sẽ tăng lãi suất cho Doanh nghiệp bằng cách….”

2. Khó khăn đối với cấp quản lí:

- Cấp quản lí từ quản đốc trở lên thường sợ mất quyền lực và địa vị hiện tại vì nhóm có thể không cần giám sát khi thực hiện công việc

- Cấp quản lí thường không trao tất cả quyền tự quyết cho nhóm vô tình ngăn cản nhóm cố gắng đến mục tiêu cuối cùng

- Cấp quản lí không thể cung cấp đầy đủ điều kiện cho nhóm (vd: thiếu công tác đào tạo cho nhóm, những công cụ và quyền hạn cần thiết)

3. Khó khăn đối với nhân viên:

- Sợ mất vị trí hiện tại và lạc lõng do nhu cầu cao trong làm việc nhóm

- Lo ngại không được tín nhiệm, lương bổng và thăng tiến khi kết quả chung của nhóm lấn át những đóng góp của họ

- Sợ lãnh trách nhiệm quá lớn trong nhóm

Hỗ trợ cho Nhóm

1. Hỗ trợ từ phía Doanh nghiệp

- Loại bỏ những rào cản về cấu trúc quản lí:

+ Khuyến khích truyền thông tin theo hàng ngang và hướng lên

+ Tăng cường quyền tự quyết và thi hành cho nhóm (vd: IBM)

- Biến cấu trúc quản lí Doanh nghiệp theo chiều ngang hơn là chiều thẳng đứng: những chức năng của Doanh nghiệp kết nối với nhau xung quanh mục tiêu kinh doanh chung (xóa bỏ việc phân chia chức năng theo phòng ban)

- Công việc được biến thành ma trận (kết dính) theo mục tiêu

- Tuyển nhân sự có đủ khả năng, kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho nhóm

- Huấn luyện, đào tạo nhân sự giúp thành viên trong nhóm có đủ kỹ năng hoàn thành công việc nhóm

- Đề ra kế hoạch kinh doanh và kế hoạch hoạt động cụ thể:

+ Sứ mệnh và tầm nhìn

+ Mục tiêu phát triển doanh thu và con người

+ Mục tiêu hoạt động cụ thể

+ Kế hoạch chiến lược để trở thành Doanh nghiệp đi đầu trong lĩnh vực kinh doanh của mình

2. Hỗ trợ từ cấp quản lí:

- Xóa bỏ khoảng cách giữa “cấp trên” (superior) và “cấp dưới” (subordinate)

- Cấp quản lí gây ảnh hưởng lên thành viên nhóm thông qua giao tiếp (quyền lực cá nhân) chứ không thông qua vị trí quản lí hiện tại (quyền lực địa vị)

- Không nên hạn chế năng suất làm việc nhóm từ việc áp dụng quá nhiều thủ tục quản lí hành chính cho nhóm

3. Hỗ trợ từ chính nhân viên:

- Chấp nhận những cơ hội học hỏi kinh nghiệm để hoàn thành mục tiêu của Doanh nghiệm và của nhóm

- Thống nhất nhu cầu trong nhóm, giao tiếp cởi mở và phản hồi nhu cầu của nhóm, tình hình tiến triển rõ ràng với cấp quản lí

- Phối hợp với cấp quản lí kế hoạch hành động cụ thể để hoàn thành mục tiêu

- Khuyến khích động viên nhóm làm việc trong môi trường tích cực

Quá trình phát triển nhóm

- Giới thiệu: Tập họp nhóm, bổ sung, thay đổi thành viên và thu thập thông tin cá nhân

- Quá trình thiết lập: Thiết lập luật lệ và môi trường làm việc trong nhóm

- Kiểm tra, khảo sát: Thông hiểu lẫn nhau, định vị công việc và gầy dựng niềm tin trong nhóm

- Cấu thành: Xác định mục tiêu, giải quyết vấn đề, thiết lập phương án kinh doanh, cải tiến và tăng năng suất

- Sản xuất: Thực thi các chứng năng của nhóm

- Duy trì: Quan tâm và phát triển những nhu cầu liên tục trong nhóm

Tính năng động trong nhiệm vụ & quy trình làm việc

- Nhiệm vụ: nhân tố “làm gì” & “tại sao làm” – hướng đến hoàn thành mục tiêu theo công việc (work-related objectives) và những hoạt động theo định hướng chiến lược (goal-oriented activities)

- Quy trình làm việc: nhân tố “như thế nào” – hướng đến cách thức hoàn thành mục tiêu, quan hệ trong nội bộ nhóm

Tính cơ động trong nhiệm vụ

Theo Doanh nhân