Làm gì khi gặp tình trạng quá tải trong công việc?

Dưới đây là những mẹo nhỏ hữu ích dành cho bạn. 

1. Sắp xếp kế hoạch phân bổ lại công việc một cách khoa học 

Thay vì đụng đâu làm đấy và dẫn đến việc quá tải, bạn nên ưu tiên sắp xếp thứ tự công việc của mình theo thời gian và mức độ quan trọng của mỗi nhiệm vụ. Đây là cách hiệu quả để đảm bảo rằng bạn luôn hoàn thành bất kỳ “deadline” nào. 

Nếu nhiệm vụ này chưa quan trọng, bạn có thể dời qua hôm sau để tập trung làm những gì gấp gáp hoặc trọng yếu nhất phải giải quyết trong hôm nay. 

Việc lên danh sách những việc bạn cần làm trong ngày sẽ giúp bạn theo dõi và kiểm soát mọi việc đúng như tiến độ mong muốn. Khi làm như thế, bạn sẽ luôn biết những gì bạn phải làm và luôn đảm bảo một ngày của bạn không bao giờ “chệch đường ray” chỉ vì công việc phát sinh hoặc tồn đọng.

2. Tập trung vào công việc quan trọng, chú ý vào mức độ ưu tiên của công việc

Nếu bạn dành đến 60% thời gian trong ngày chỉ để soạn và trả lời email, điện thoại với khách hàng, photo giấy tờ, giải quyết những chuyện lặt vặt thì bạn sẽ đào đâu ra thời gian để xử lý những nhiệm vụ quan trọng hơn? Mải mê vào những công việc lặt vặt là một sai lầm vô cùng lớn cũng được coi là một sự lãng phí thời gian. 

Hãy nhìn nhận xem đâu là việc gấp, quan trọng rồi ưu tiên và dồn nguồn lực vào đó cho ra kết quả. 

Dù bạn có hoàn thành tốt hoặc nhanh chóng những việc vặt này, nhưng sếp lại không thể khen thưởng bạn chỉ vì bạn hoàn thành chúng. Những việc vặt không thể mang lại cho bạn lợi ích lớn lao. Thay vào đó, bạn nên học cách chọn lựa ngay top 3 việc quan trọng nhất cần xử lý trong ngày, và cố gắng hoàn thành từ trên xuống để không tồn đọng qua hôm sau.

3. Chủ động thay đổi thói quen làm việc, phân chia công việc hợp lý

Hãy bỏ ngay những thói quen xấu hàng ngày, chẳng hạn như lướt web, vào Facebook nhắn tin với bạn bè, … Những thói quen này làm lãng phí những khoảng thời gian quý báu của bạn. Khoảng thời gian mà bạn dành ra để làm việc riêng trong giờ có thể sử dụng để giải quyết được rất nhiều việc, vấn đề khác nhau. 

Ngoài ra, thay vì dồn mọi công việc vào bản thân, bạn nên học cách phân chia khối lượng công việc cho cấp dưới hoặc tìm kiếm sự giúp đỡ từ các đồng nghiệp, những người xung quanh. 

Mọi người sẽ không từ chối khi họ thấy bạn đang gánh một khối lượng lớn công việc nếu họ có thể giúp đỡ bạn. Đây cũng là một cách giúp bạn nâng cao hiệu quả làm việc và phối hợp nhịp nhàng với mọi người xung quanh, nâng cao khả năng làm việc nhóm. Hãy nghĩ nhiều để làm nhanh và hiệu quả. Nó có nghĩa là hãy nghĩ xem bạn có thể làm tốt việc gì, những công việc nào mà bạn cần hỗ trợ hoặc ai sẽ là người có thể làm việc này xuất sắc. Khi biết cách chia nhỏ khối lượng công việc, bạn sẽ có nhiều thời gian để tập trung hơn vào những gì trọng yếu.

4. Duy trì thái độ lạc quan

Đừng để khối lượng công việc, nhiệm vụ áp đảo những suy nghĩ và cảm xúc của bạn. Cố gắng duy trì thái độ lạc quan, tin tưởng chính mình có thể vượt qua mọi thứ. Mọi áp lực trong công việc và cuộc sống sẽ không còn là vấn đề đáng lo nữa. Hãy để cho đầu óc được thư giãn, xốc lại tinh thần để giải quyết từng công việc một. 

Giữ cho mình một tinh thần lạc quan thoải mái, sẽ giúp chúng ta dễ dàng hoàn thành tốt được mọi công việc. Có như vậy quá trình thực hiện công việc của bạn mới trở nên hiệu quả và có kết quả tốt đẹp. 

5. Thư giãn khi cần thiết

Đừng ngồi ì một chỗ làm tù tì từ sáng đến tối, hãy kết hợp giữa nghỉ ngơi và làm việc xen kẽ sẽ có nhiều năng lượng, làm việc tốt hơn. 

Sức khỏe là vốn quý nhất của mỗi chúng ta. Do đó,đừng cố gắng quá một cách mặc kệ sức khỏe của bản thân. Điều này sẽ ảnh hưởng rất lớn thậm chí nguy cấp nếu cứ duy trì lâu dài. Hãy đứng dậy, đi bộ quanh chỗ làm việc, hít thở thật sâu, uống một chút nước, tưới cây, có một giấc ngủ ngắn khoảng 10 phút hoặc thư giãn đầu óc với một bản nhạc nhẹ sẽ giúp bạn cảm thấy sảng khoái, minh mẫn hơn để bắt tay tiếp vào công việc. 

6. Nói không nếu được giao thêm việc

Bạn phải luôn ghi nhớ rằng bạn không phải là siêu nhân. Bạn cần yêu thương chính bản thân mình nữa. Vì vậy nếu có được giao thêm việc, hãy học cách từ chối thẳng thắn và trình bày rõ lý do. Mọi người sẽ hiểu cho bạn.

Ai ai cũng có mong muốn được thăng tiến trong sự nghiệp của mình, có thể ghi điểm trong mắt cấp trên cũng như đồng nghiệp. Tuy nhiên không nên quá ôm đồm nhiều việc, để rồi mỗi việc không đạt được hiệu quả như mong muốn. Hy vọng bài viết trên đây sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin hữu ích cũng như cách xử lý thông minh khi bị quá tải công việc. Chúc bạn thành công!